Die Alarmierung im beschriebenen Notfallseelsorger-System erfolgt über ein Alarmkopfsystem, das auf erfahrene und langjährige Notfallseelsorgerinnen setzt. Diese Mitglieder sind mit den Abläufen des Systems und den anderen Teilnehmerinnen gut vertraut, was eine effiziente Reaktion im Alarmfall gewährleistet. Im Detail funktioniert der Ablauf wie folgt:
1. Alarmierung: Im Alarmfall wird das System aktiviert, und alle Funkmeldeempfänger der Notfallseelsorger*innen lösen aus.
2. Benachrichtigung des Alarmkopfs: Der zuständige Alarmkopf, der für die Woche im Bereitschaftsdienst 24/7 zur Verfügung steht, meldet sich telefonisch bei der Integrierten Leitstelle (ILS), um die relevanten Informationen zu erhalten.
3. Koordination der Notfallseelsorger*innen: Alle Notfallseelsorger*innen, die abkömmlich sind und in den Einsatz gehen können, melden sich parallel in einer Signalgruppe und geben ihren aktuellen Standort an.
4. Einsatzentscheidung: Der Alarmkopf sichtet die Informationen und entscheidet je nach Stichwort und Erfordernis, welche Notfallseelsorger*innen in den Einsatz gehen. Die Namen der zugewiesenen Einsatzkräfte werden in der Signalgruppe bekannt gegeben.
5. Einsatzauftrag und Kommunikation: Nachdem die Einsatzkräfte informiert wurden, telefoniert der Alarmkopf mit den ausgewählten Notfallseelsorger*innen, um sie in den Einsatz zu schicken.
6. Dokumentation: Nachdem alle Einsatzkräfte informiert sind und ihre Aufgabe übernommen haben, erhält die ILS die vollständige Liste der Einsatzkräfte, um sie in das Einsatzprotokoll aufzunehmen.
Dieser strukturierte Ablauf ermöglicht eine schnelle und präzise Reaktion auf Notfälle und sorgt dafür, dass die richtigen Notfallseelsorger*innen effizient und zielgerichtet zum Einsatz kommen.

Leiter*innen PSNV: Wenn sich Einsätze so entwickeln, dass die Leiter*innen des Systems erforderlich sind bzw. informiert sein müssen.

Fachberater*innen PSNV: Speziell ausgebildete Notfallseelsorger*innen können bei größeren Einsatzlagen zur Beratung der Einsatzleitung oder Krisenstäben alarmiert und in den Einsatz gebracht werden